Sta procedendo in maniera sempre più spedita il cammino verso una totale gestione della Pubblica Amministrazione più efficiente e questo percorso viene agevolato anche dalla gestione documentale in maniera digitale. Infatti, il piano triennale 2020-2022, coadiuvato dalle disposizioni normative quali il decreto legge 76 del 2020 ed il decreto n°162 del 2019 (Disposizioni urgenti in materia di proroga di termini legislativi, di organizzazione delle pubbliche amministrazioni, nonché di innovazione tecnologica.), ha spianato la strada ad una strategia fondata sulla digitalizzazione della PA. Non possono non trovare una menzione, inoltre, le nuove linee guida Agid, concernenti proprio la gestione e la conservazione informatica dei documenti.
La conservazione dei documenti informatici
Come stabilito dall’Agid (Agenzia per l’Italia Digitale), la conservazione è l’attività effettuata al fine di proteggere e custodire gli archivi informativi contenenti i documenti della PA. Vi sono aziende specializzate nella gestione documentale a supporto della pubblica amministrazione che sono accreditate dall’Agid, poiché in grado di garantire, ai sensi dell’articolo 44 del CAD (codice amministrazione digitale) l’autenticità, l’affidabilità, la leggibilità, l’integrità e la reperibilità dei documenti informatici. Inoltre, è stabilito che le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di conservare i documenti prodotti durante lo svolgimento dell’attività amministrativa. Tuttavia, è necessario che durante il periodo di conservazione i documenti informatici mantengano il loro valore giuridico e legale, quindi è fondamentale non solo garantire la sicurezza e l’integrità del sistema, ma anche registrare in modo puntuale il protocollo di ogni documento in entrata ed uscita, ed organizzare in maniera corretta i file nell’archivio informatico affinché ogni soggetto interessato sia in grado di reperire quanto necessario nei modi e nei tempi previsti dalla legge.
Dematerializzazione dei documenti
Per poter gestire in modo informatico i documenti è necessario dematerializzarli, ovvero, trasformare il documento cartaceo in un vero e proprio documento elettronico suscettibile di essere salvato in un archivio collocato nel cyberspazio. Quando si parla di dematerializzazione si fa riferimento proprio a questo particolare procedimento di trasformazione. L’aspetto importante da sottolineare è che una volta effettuata la dematerializzazione, è possibile liberarsi definitivamente della copia cartacea visto che quella digitale ha il medesimo valore giuridico, sempre se la procedura sia stata effettuata nei modi e nei limiti previsti dalla legge (decreto legislativo 7 Marzo del 2005 n. 82 Codice dell’Amministrazione Digitale).
PA digitale: quali sono i vantaggi
Il percorso verso la digitalizzazione della PA è sicuramente fondamentale per rendere il nostro Paese più competitivo anche in campo internazionale, garantendo, al contempo, benefici per il cittadino che si rivolge all’amministrazione. Con una gestione digitalizzata, infatti, i soggetti possono ottenere nell’immediatezza (o quasi) servizi più rapidi e sicuri. Inoltre, con una gestione digitalizzata dei documenti, anche i dipendenti possono essere più produttivi e veloci nelle loro operazioni, dato che possono accedere ai documenti, crearli e condividerli con un semplice click. Un ulteriore vantaggio consiste nell’ottimizzazione degli spazi, occupati ancora oggi da archivi molto ingombranti e non facilmente accessibili dagli addetti: digitalizzando i documenti, infatti, tali spazi possono essere liberati ed adibiti ad altri uffici. Tutto questo incide anche sul benessere dell’ambiente, un’amministrazione digitale infatti elimina in modo definitivo l’utilizzo della carta. Ovviamente i vantaggi non finiscono qui, grazie alla gestione informatica dei documenti è possibile eliminare in modo definitivo la ridondanza dei dati, ovvero la presenza del medesimo documento informatico su più archivi. Può sembrare strano ma la cosiddetta duplicazione dei documenti rappresenta un problema molto dannoso per la gestione corretta della documentazione. A causa dei doppioni, infatti, è possibile creare delle incongruenze dovute al mancato aggiornamento di tutte le informazioni a disposizione. Infine, la gestione digitale garantisce anche una maggiore celerità nella consultazione dei documenti da parte di tutti coloro che sono interessati.